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Entretenir sa relation client grâce à un bon accueil téléphonique

Si vous tenez à donner une bonne image de votre société, vous porterez sûrement une grande importance à la qualité de votre accueil téléphonique, car vous pouvez aussi bien dès le premier contact fidéliser de potentiels clients que les perdre pour de bon. Alors, faites bonne impression, car vous n’aurez certainement pas droit à une deuxième chance.

Réussir son accueil téléphonique : comment procéder ?

En décrochant, évitez l’habituel « Allo ». Présentez l’entreprise et présentez-vous avant de continuer avec la formule de salutation. Il est préférable de toujours dire « Bonjour » à n’importe quel moment de la journée. Peu de personnes le savent, mais le sourire se ressent aussi par-delà le téléphone à travers notamment un ton chaleureux et bienveillant. Cela permet de mettre votre interlocuteur en confiance dès le premier contact. Il s’agit ensuite de prêter une oreille attentive à votre interlocuteur et de ne jamais l’interrompre. Déterminez clairement les raisons de son appel et si nécessaire, invitez-le à mieux détailler ses attentes en posant des questions. Pour être sûr de ses requêtes, n’hésitez pas à reformuler ce qu’il vient de dire pour être certain que vous soyez sur la même longueur d’onde. Quand ce sera à votre tour de répondre, livrez toutes les informations dont vous disposez en articulant bien et en étant bien précis. Si vous êtes dans l’incapacité de donner une réponse satisfaisante, prévenez votre interlocuteur que vous allez transférer l’appel vers un service plus spécifique, que vous allez le rappeler ou que vous devez le mettre en attente. Si le dernier cas se présente, ne laissez pas votre interlocuteur patienter trop longtemps sans vous manifester. Il risque de croire que vous l’avez oublié. Parlez-lui de temps en temps et remerciez-le de sa patience. Enfin, pour conclure l’appel, saluez votre interlocuteur sans oublier de le remercier, et surtout, raccrochez toujours en dernier.

Pour un bon accueil téléphonique : externalisez

Recourir aux services d’une plateforme de permanence téléphonique garantit à votre entreprise et à vos clients, un accueil de qualité. Ayant suivi une formation avant d’entrer en poste, les conseillers des centres d’appel assurent un traitement des appels avec professionnalisme. Le prestataire veillera également à ce qu’ils respectent toutes vos instructions à la lettre et vous garantit ainsi un service personnalisé. Votre société bénéficiera de plus d’un service accessible à tout moment. Vos clients peuvent accéder à ce service bien au-delà des horaires de bureau, durant les week-ends et même les jours fériés. Choisir d’externaliser cette tâche permet aussi à vos collaborateurs de se consacrer entièrement à leur travail sans être interrompus à tout moment. En externalisant l’accueil téléphonique, vous vous épargnez le long processus de recrutement puisque le call center dispose déjà d’une équipe qualifiée. L’externalisation permet par ailleurs de mieux gérer ses dépenses, mais surtout de réduire considérablement vos charges. Les prestataires proposent généralement un tarif attractif, et beaucoup moins onéreux que de réaliser un recrutement en interne et d’investir dans divers équipements pour la réalisation des tâches. Les call center disposent déjà d’un équipement, souvent à la pointe de la technologie, pour le traitement des appels.

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