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L’organisation d’un événement : conseils pratiques 0

Avec près de 28 millions de visites enregistrées lors des événements grand public ou professionnels, le marché de l’événementiel en France génère chaque année près de 64,5 milliards d’euros de chiffre d’affaires annuel selon les chiffres de l’UNIMEV. Le marché de l’événementiel ne s’est jamais aussi bien porté et cette tendance devrait se poursuivre dans les années à venir. Découvrons les cinq règles pour réussir l’organisation d’un événement.

1# Définir la cible et l’objectif de l’événement

La cible et l’objectif de votre événement doivent être définis de manière bien précise. Quels sont les résultats que vous souhaitez obtenir ? Quelle cible correspond le mieux à vos objectifs ? Par exemple, dans le cas d’une annonce concernant les résultats financiers, ce sont les actionnaires et les collaborateurs qui sont les premiers concernés.

#2 Identifier les influenceurs

Une fois que les objectifs et la cible de votre événement sont bien définis. Il est temps de s’intéresser aux différents influenceurs (associations, presse locale ou nationale, groupements, interprofession…) qui peuvent être très utiles pour relayer l’information tout en privilégiant un contenu qualitatif au-delà du buzz et du trafic. Trouver des acteurs qui seront intéressés par votre domaine d’activité est un exercice indispensable.

#3 Définir le budget de son événement

Définir un budget prévisionnel, réaliste et cohérent, vous permettra d’éviter le dépassement de l’enveloppe budgétaire allouée à l’évènement et surtout d’éviter les mauvaises surprises. Il vous faut donc recenser les différents postes de coûts : les frais de location des chambres d’hôtel, les frais de restauration, les frais liés à une location salle de conférence à Paris ou à Lyon, les coûts de l’animation, la location d’équipement audiovisuel, les dépenses marketing et communication, les dépenses en logistique, les frais de personnel…

#4 Construire un rétroplanning pour votre événement

Un rétroplanning est indispensable pour réussir l’organisation de votre événement. En partant de la date de l’évènement, on remonte dans le temps et on détermine pour chaque semaine les différentes actions à accomplir en prenant en considération les différents impératifs ainsi que les dates butoirs de chaque action. Pensez également à dédier les deux dernières semaines aux relances téléphoniques, qui sont en effet une occasion pour entretenir un échange personnalisé et informel avec vos invités.

#5 Utiliser les réseaux sociaux pour communiquer sur votre évènement

Il est souvent recommandé de créer une page Facebook dédiée à votre événement. Son grand atout réside dans sa présence dans l’agenda qui est de plus en plus utilisé par les utilisateurs du réseau social en quête de quelques idées d’activités intéressantes. Finalement, l’événement est une date où le hashtag en est la marque. Le hashtag permet en effet de renforcer le sentiment d’appartenance à un groupe ou une communauté chez les participants. Pour promouvoir votre événement, optez pour un hashtag simple et facile à mémoriser.

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